Dokumente sachgerecht aufbewahren und archivieren

Dokumente lagern Sie am besten an einem Ort, der optimale Bedingungen für Pappe und Papier bietet, der diskret ist und der Ihnen und Ihren gelagerten Dokumenten eine hohe Sicherheit bietet. All das vereint LAGERBOX in sich und seinen günstigen Dokumentenlagern. Sie können bei uns Ihre Akten und Dokumente aufbewahren, so lange es nötig ist. Dabei genießen Sie viel Komfort und Service und Ihre Dokumente lagern in optimalen klimatischen Bedingungen, um für die teilweise extrem langen Aufbewahrungsfristen nachhaltig schonend und sicher archiviert zu sein. Wenn Sie sie dann mal brauchen, haben Sie bei LAGERBOX immer zu unseren Geschäftszeiten die Möglichkeit, auf Ihr Dokumentenlager zuzugreifen, und alle Unterlagen sind auch nach Jahren noch in dem Zustand, in dem Sie sie bei uns im Selfstorage eingelagert haben.

Wir sind uns da so sicher, weil wir wissen, dass LAGERBOX die optimalen Umstände für die Lagerung von Dokumenten bietet. Die Detailarbeit rund um die Einlagerung Ihrer Dokumente, also sortieren, beschriften, abheften, haben Sie bereits geleistet, jetzt wünschen Sie für Ihre wichtigen Dokumente aus dem gewerblichen oder auch privaten Bereich einen Lagerraum, der ideal zur Dokumentenlagerung geeignet ist. Mit einer Lagerbox haben Sie genau einen solchen Lagerraum gefunden! Wir sagen Ihnen, was uns zu einer optimalen Lösung macht, wenn Sie Dokumente richtig lagern wollen.

Bei LAGERBOX herrscht perfektes Lagerklima

Ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist das Klima bei LAGERBOX. Damit meinen wir nicht Wind und Wetter an unseren deutschlandweiten Standorten, sondern vielmehr eine Art Mikroklima. Im kleinen Rahmen herrscht nämlich in unseren einzelnen Lagerboxen ein ganz eigenes Klima, eines, das sich durch Trockenheit und kühle Luft auszeichnet.

Ideal Dokumente lagern oder auch Akten und Bücher aufbewahren

Konstante Temperaturen sind wichtig für gelagerte Dokumente

Denn vergessen wir nicht, dass Ihre Dokumente aus Papier bestehen und dass sie teilweise über viele Jahre eingelagert werden sollen. Wenn Papier aber über eine längere Zeit - das müssen gar nicht mal Jahre sein - ungünstigen Bedingungen ausgesetzt ist, kann es zunächst vergilben, dann auch schimmeln und letztlich porös und somit zerstört werden. Ein wichtiger Faktor, um dies zu verhindern, heißt Kühle. In unseren Lagerräumen herrscht eine konstant kühle Temperatur, in der man ideal Dokumente lagern oder auch Akten und Bücher aufbewahren kann.

Tipp: Für Ihre Bücher-Lagerung können wir noch vor Ihrem Einzug die Regalaufstellung in Ihrer Lagerbox für Sie übernehmen!

Papier interagiert mit der Luftfeuchtigkeit

Damit einher geht auch die Luftfeuchtigkeit. Sie ist ebenfalls wichtig für ein langes, erfolgreiches Lagern Ihrer Dokumente, Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen. Hier haben wir die optimale Balance gefunden, denn Papier darf weder bei zu hoher noch bei zu niedriger Luftfeuchtigkeit gelagert werden. Ist sie zu hoch, nimmt Papier Feuchtigkeit auf, wellt sich und kann schimmeln. Ist die Luftfeuchtigkeit zu niedrig, gibt das Papier Feuchtigkeit ab und zieht sich zusammen.

Trockenheit sorgt für lange Haltbarkeit Ihrer Dokumente

Auf die ideale Luftfeuchtigkeit bei LAGERBOX können Sie sich auf jeden Fall verlassen. In unseren Lagern herrscht stets eine ideale Luftfeuchtigkeit, die Ihren Dokumenten und Papieren ein langes, unbeschadetes Lagern garantiert. Hinzu kommt, dass Sie bei uns auch außerhalb der Reichweite jeglicher Witterungsbedingungen Ihre Dokumente lagern. Auch wenn es draußen tagelang regnet, dringt keine Nässe zu Ihren Dokumenten durch.

Lieber nicht im Keller oder der Garage einlagern

Das ist natürlich ganz anders, wenn Sie Ihre Dokumente im Keller oder der Garage lagern. Klar, diese Räume liegen im wahrsten Sinne nahe, nur eine oder zwei Treppen hinuntergehen und schon ist ein vermeintlich perfektes Dokumentenlager gefunden. Doch die Nähe ist leider der einzige Vorteil, denn alle oben bereits genannten Aspekte eines optimal klimatisierten Lagers für Dokumente bieten Keller oder Garagen nicht.

Nachteile von Keller oder Garage gegenüber einer Lagerbox:

• Temperaturschwankungen
• Luftfeuchtigkeit
• direktes Sonnenlicht
• Schädlinge können eindringen
• geringe Sicherheit

In der Garage ist Lagern sogar verboten

Doch speziell die Garage weist nicht nur gravierende Mängel als sachgemäßes Lager für Dokumente auf. Wussten Sie, dass man die Garage gar nicht als Lager benutzen darf? Nur Kraftfahrzeuge und alles, was direkt dazugehört, sind in der Garage erlaubt. Dinge wie Gartengeräte, Kleidung, Instrumente oder eben Dokumente haben per Gesetz in der Garage nichts zu suchen. Lesen Sie dazu auch den Artikel “Garage mieten”.

Bei LAGERBOX werden Sie Ihre Dokumente sicher einlagern.

Dokumente einlagern mit Sicherheit

Apropos suchen: Gerade in Kellern und Garagen ist es zudem nicht gesagt, dass Sie der einzige Benutzer dieser Räumlichkeiten sind und als einziger Zutritt zu ihnen haben. Das kommt gerade bei sensiblen Firmenunterlagen für die Einlagerung von Dokumenten gar nicht infrage. LAGERBOX ist daher die richtige Antwort, denn wir bieten Ihnen neben einem optimalen Raumklima für die Dokumentenlagerung auch einen weiteren, eminent wichtigen Aspekt: Bei LAGERBOX werden Sie Ihre Dokumente sicher einlagern.

Videoüberwacht, alarmgesichert, nur Sie haben Zutritt

Dafür sorgen wir an unseren deutschlandweit verfügbaren Standorten durch eine allgemeine Alarmsicherung unserer Gebäude. Die Gänge sind videoüberwacht, sodass jeder Zutritt nachvollzogen werden kann, und außerdem haben nur Sie einen Schlüssel und damit Zutritt zu Ihren archivierten Dokumenten. Gerade wenn Sie bei uns gewerblich wichtige Dokumente einlagern, kann es natürlich sein, dass weitere Personen Zutritt zu dem Lager benötigen. Diese können Sie uns dann mitteilen und sie erhalten einen zusätzlichen Schlüssel.

Ihre Sicherheitsvorzüge bei LAGERBOX:

1. Alarmsicherung der Gebäude
2. Videoüberwachung in den Gängen
3. Zutritt haben nur durch Sie befugte Personen

Zusätzlich schließen Sie bei LAGERBOX auch eine Versicherung auf die bei uns gelagerten Gegenstände ab, und das ganz ohne die Stammversicherung kontaktieren zu müssen, frei von bürokratischen Hürden.

Flexibel Dokumente einlagern - sehr gut zugänglich

So einfach handhaben wir es schließlich auch mit Ihrem Zugang zu Ihrem Dokumentenarchiv. Wann immer Sie möchten oder müssen, können Sie auf die bei uns eingelagerten Dokumente zugreifen. Wir sind sowieso werktäglich für Sie vor Ort, aber natürlich steht Ihnen der Zugang zu Ihrer Lagerbox während unserer Öffnungszeiten jederzeit offen. Wenn Sie also zusätzliche Dokumente einlagern oder welche entnehmen wollen, können Sie dies zu unseren Öffnungszeiten gerne tun.

Zusätzliche Services bei LAGERBOX

Wenn Sie nun überzeugt sind und bei LAGERBOX Dokumente einlagern möchten, können Sie das auch kurzfristig tun. Gerne kommen wir Ihnen auf Anfrage bei Langzeitbuchungen preislich entgegen - manche Dokumente muss man ja lange aufbewahren - und wenn Sie einziehen, spendieren wir Ihnen einen kostenlosen Transporter zum Einlagern Ihrer Dokumente. Wie viel Lagerraum Sie mieten sollten, kann Ihnen unser kostenloser Raumrechner ermitteln. Nennen Sie dem Tool die Menge der Akten und der Rechner nennt Ihnen die benötigte Lagerraumgröße sowie die Anzahl an Kartons und Fahrten, die Sie brauchen. Alternativ helfen wir Ihnen auch telefonisch, per E-Mail oder persönlich vor Ort bei der Berechnung Ihres Lagerraums weiter!

Welche Dokumente muss man wie lange aufbewahren?

Wie viele Jahre Sie Ihre Dokumente einlagern, kommt nicht selten ganz auf die jeweiligen Dokumente an. Wir sagen Ihnen, welche Dokumente Sie über welche Zeiträume aufbewahren müssen, und helfen Ihnen somit, Ihr Aktenlager bei LAGERBOX mit den richtigen Unterlagen zu bestücken.

Landläufig bekannt ist, dass man Steuerunterlagen 10 Jahre aufbewahren muss. Eine lange Frist, aber es geht auch noch viel länger, und zwar ein Leben lang. Diese Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Dokumente und Papiere.

Immer/lebenslang aufheben (bei Privatpersonen eher im Zusammenhang private Einlagerung):

• Ausweis
• Reisepass
• Führerschein
• Geburtsurkunde
• Sterbeurkunde von Angehörigen
• Heiratsurkunde

Bis ins Rentenalter aufbewahren:

• Rentenversicherungsnachweise
• Belege zur Arbeitslosigkeit
• Arbeitsverträge
• Gehaltsabrechnungen
• Empfohlen auch bei Studiennachweisen, wie zum Beispiel Immatrikulations- und Exmatrikulationsnachweisen

10-jährige Aufbewahrungspflicht:

• steuerrelevante Belege
• Steuerbescheide
• Kopien von Steuererklärungen

Dokumente lagern und Finanzamt: Achtung!

Bei der Dokumentenlagerung nehmen solche Unterlagen eine Sonderstellung ein, die die Finanzen und Steuern betreffen. So müssen Privatpersonen, deren Belege und Rechnungen dem Finanzamt vorgelegt wurden und deren Steuerbescheid korrekt ist, diese Dokumente nicht mehr länger aufbewahren. Es gilt jedoch, dass falls ein Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht, das Finanzamt relevante Belege 10 Jahre nachträglich einfordern darf. Entsprechende Bescheide und Erklärungen können Sie also kopieren und dann ablegen, wenn Sie sichergehen wollen.

Unternehmen und Freiberufler

Anders ist es bei Nicht-Privatpersonen, also Unternehmen oder auch Freiberuflern. Sie müssen Dokumente lagern wie Bücher, Inventare, Lageberichte und/oder Jahresabschlüsse und auch Buchungsbelege. Die 10-Jahres-Frist gilt hier übrigens auch für digitale Dokumente. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist übrigens auch erst mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres.

6 Jahre aufbewahren

Selbstständige müssen Dokumente aus ihrem geschäftlichen Betrieb, die Lohnkonten und/oder steuerlich relevante Daten beinhalten, 6 Jahre aufbewahren. Auch Darlehensverträge, Aufträge, Verträge über Versicherungen oder Aus- und Einfuhrunterlagen können hier dazugezählt werden.

2 Jahre und mehr einlagern

Wenigstens 2 Jahre sollten Sie Dokumente lagern, die mit Einkäufen oder Garantien zu tun haben. Dazu gehören neben Kassenbons auch Handwerkerrechnungen. Übrigens: Wenn Sie den Kauf eines Produkts anfechten wollen, gilt auch die Abbuchung des Geldes auf Ihrem Konto als Beweis für den Kauf, und Sie können so zum Beispiel größere Anschaffungen auch bis zu 10 Jahre nach dem eigentlichen Kauf noch damit belegen.

Die beste Basis: ein gutes Ablagesystem

Wenn Sie erst nachträglich damit beginnen, Ordnung in all diese Dokumente zu bringen, stehen Sie vor einem riesigen Berg Arbeit. Versuchen Sie daher, sich ein gutes Ablagesystem auszudenken und anzugewöhnen, um so bei der letztendlichen Einlagerung Ihrer Dokumente mit einfachen, wenigen Griffen alles dort ablegen zu können, wo es hingehört. Dabei kommt es darauf an, wie viele Dokumente sich bei Ihnen ansammeln. Wenn Sie als Einzelperson Dokumente lagern, reicht sicher ein überschaubares Regal. Wenn es aber um ganze Firmenarchive geht, geht das auch nicht ohne ein entsprechendes Aktenlager.

Schaffen Sie eine gute Grundlage für eine ordentliche Lagerung.

Ordner, Trennblätter, Beschriftung

Wie groß Ihr Aktenlager auch immer ausfallen wird, schaffen Sie eine gute Grundlage für eine ordentliche Lagerung, damit Sie auch alles gut wiederfinden, wenn dies mal nötig sein sollte. Dazu bauen Sie Ihre Archivierung auf einem soliden System aus Bürohelfern auf, also stabilen Ordnern mit Trennblättern und einer durchgehend nachvollziehbaren Beschriftung. Wer weiß, vielleicht muss ja doch einmal jemand Ihre Dokumentenablage nachvollziehen können, und auch wenn Sie selbst nach Jahren mal wieder hineinschauen, um etwas zu finden, soll dies ja auch gelingen.

Aufbewahrung in Klarsichtfolien

Also alles gut sortieren, beschriften und dann ordentlich in Ordner ablegen. Beschriften Sie diese ebenfalls und lagern Sie sie in Regalen oder Kisten.

Innerhalb der Ordner können Sie bei besonders wichtigen Dokumenten auch mit Klarsichtfolien arbeiten. Achten Sie dann aber darauf, diejenigen ohne Weichmacher zu benutzen, sogenannte "dokumentenechte" Klarsichtfolien. Das ist wichtig, damit die Druckfarbe nicht nach mehreren Jahren des Einlagerns an den Folien kleben bleibt. Alternativ oder zusätzlich können Sie auch Archivboxen wählen.

Wenn Dokumente entsorgen, dann richtig

Was aber mit den Dokumenten, die man nicht lagern muss, Sie also Dokumente entsorgen wollen? Dann machen Sie es am besten auch richtig. Unser Tipp am Rande: Um wichtige persönliche Daten von Ihren entsorgten Dokumenten vor fremden Augen zu verbergen, nutzen Sie einen Aktenvernichter, auch Schredder genannt. So können Sie sicher sein, dass wirklich kein potenzieller Betrüger an Ihre vertraulichen Daten von entsorgten Dokumenten gelangt.